ERP Prozesse automatisieren mit KI: EMMA und BluDelta im praktischen Einsatz

Wie Unternehmen heute Zeit gewinnen und Fehler vermeiden

In vielen Unternehmen laufen zentrale Abläufe noch immer manuell. Mitarbeitende prüfen PDF-Dokumente, übertragen Daten ins ERP-System und verbringen jeden Tag Stunden mit wiederkehrenden Routinetätigkeiten. Das kostet Zeit, verursacht Fehler und blockiert wertvolle Ressourcen.

Dabei könnte es längst einfacher gehen.

Unternehmen stehen heute unter hohem Druck, ihre ERP Prozesse zu automatisieren. KI hilft genau dabei und sorgt für saubere, schnelle Abläufe. Von daher möchten Unternehmen heute ihre ERP Prozesse automatisieren mit KI, um Fehler zu reduzieren und Mitarbeitende zu entlasten.

Ein typisches Beispiel aus der Praxis

Viele Lieferanten können Daten nicht elektronisch bereitstellen. Sie senden PDF-Auftragsbestätigungen, gescannte Dokumente oder unterschiedlich strukturierte Formulare. Manche geben Liefertermine als Kalenderwoche an. Andere schreiben sie in Fließtext. Preise und Mengen stehen oft in schwer lesbaren Tabellen.

Ein Beispiel aus einem aktuellen HBC-Projekt zeigt das Problem besonders deutlich:

Täglich treffen zwanzig oder mehr Auftragsbestätigungen ein. Jeder Lieferant hat ein eigenes Layout. Mitarbeitende müssen jede einzelne Datei öffnen, Daten suchen, Termine interpretieren, Abweichungen erkennen und alles manuell in das ERP-System übertragen. Die Bearbeitung dauert mehrere Stunden und birgt hohes Fehlerpotenzial.

Heute läuft der Prozess vollständig automatisiert:

• BluDelta liest die PDF-Dokumente aus

• Die KI extrahiert alle relevanten Daten kontextbasiert

• Kalenderwochen werden automatisch in konkrete Daten umgewandelt

• EMMA verarbeitet die Daten im ERP-System weiter

• Abweichungen meldet EMMA an die zuständigen Mitarbeitenden

• Nur Entscheidungen, nicht mehr die Datenerfassung, bleiben beim Menschen

Das Ergebnis:

Minuten statt Stunden, keine Übertragungsfehler, reibungslose Abläufe.

Dieses Beispiel zeigt deutlich, dass selbst Lieferanten ohne moderne IT-Schnittstellen problemlos in digitale Prozesse eingebunden werden können.

Wie Unternehmen ihre ERP Prozesse automatisieren mit KI

ERP Prozesse automatisieren mit KI im Überblick:

BluDelta ist eine KI für intelligente Dokumentenverarbeitung. Sie erkennt Inhalte nicht nur optisch, sondern auch fachlich. Das bedeutet, die KI versteht Strukturen, Positionen,

Textvarianten und Layouts.

Typische Dokumentarten:

• Auftragsbestätigungen

• Eingangsrechnungen

• Lieferscheine

• Fracht- und Zollpapiere

• Bestellungen und Anfragen

BluDelta extrahiert:

• Positionen

• Preise und Mengen

• Liefertermine und Kalenderwochen

• Zahlungsbedingungen

• Kopf- und Fußdaten

• kundenspezifische Informationen

Die Daten stehen danach vollständig strukturiert für jede Weiterverarbeitung bereit.

Wie EMMA die ERP-Prozesse automatisiert

EMMA ist die kognitive Automatisierungsplattform, die aus Daten echte Prozesse macht. EMMA denkt und arbeitet wie ein digitaler Mitarbeitender. Sie liest Informationen aus BluDelta, trifft Entscheidungen auf Basis von Regeln und führt Aufgaben im ERP-System aus.

EMMA übernimmt unter anderem:

• Anlegen oder Aktualisieren von Bestellungen

• Prüfung von Preisen und Mengen

• Erkennen von Abweichungen

• Schreiben von Nachrichten oder E-Mails

• Erstellen von Aufgaben bei Klärfällen

• Verarbeiten kompletter Abläufe im ERP-System

Damit entsteht ein durchgehender End-to-End-Prozess, der stabil, schnell und vollständig dokumentiert ist.

Die Vorteile für Unternehmen

• Erhebliche Zeitersparnis

• Keine Übertragungsfehler

• Einheitliche und nachvollziehbare Abläufe

• Entlastung der Mitarbeitenden

• Schnellere Durchlaufzeiten

• Hohe Datenqualität

• DSGVO-konforme Verarbeitung

• Funktioniert mit jedem ERP-System

• Keine elektronische Schnittstelle beim Lieferanten notwendig

Viele HBC-Kunden sparen bereits mehrere Stunden pro Tag. Die Mitarbeitenden gewinnen wertvolle Zeit für Aufgaben, die wirklich zählen.

Warum die Kombination EMMA und BluDelta so kraftvoll ist

BluDelta liefert die strukturierten Daten.

EMMA verarbeitet sie.

Gemeinsam entsteht ein flexibler, stabiler und intelligenter Prozess, der jede Art von Dokument abbildet und jedes ERP-System entlastet. Damit wird echte Digitalisierung möglich, unabhängig vom technischen Stand des Lieferanten.

Die Kombination ist ein Hebel für spürbare Effizienzgewinne und saubere Abläufe im gesamten Beschaffungsprozess.